Självklart ska risker hanteras proaktivt och många förväntar sig att man ska vara expert även inom området som projektet verkar inom. Listan kan göras mycket längre. En intressant fråga är dock vad som är allra viktigast.

"Det som är allra viktigast är kommunikation"

Jag har jobbat med projektledning i drygt 25 år, med cirka 150 organisationer i många olika branscher. Självklart behöver man allt av det som nämndes ovan – och mer därtill. Men om jag ska välja det som är allra viktigast så får det nog bli kommunikation. Utan förstklassig kommunikation blir man helt enkelt aldrig en förstklassig projektledare.

 

Undvik nybörjarmissen

Det påstås ofta att projektledning till 80 procent består av kommunikation och jag kan tänka mig att skruva upp siffran till 90 procent, och ökande. Det som gör kommunikation allt viktigare är att det blir vanligare med geografiskt distribuerade projekt med olika kulturer, tidszoner och språk.

”Jag svarar ju om någon frågar”

Det vanligaste nybörjarmisstaget är nog att vara reaktiv: ”jag svarar ju om någon frågar”. Men kommunikation i ett projekt ska vara proaktiv, målgruppsanpassad, ske på rätt kanal och så vidare. Hoppa därför inte över kapitlet Kommunikationsplan i projektplanen, utan lägg tvärtom lite extra tid på den. Förutom att fundera över alla intressenter i och utanför projektet, kanaler och informationsbehov kommer här några punkter att reflektera över:

  • Hur skapar ni en kultur där information inte bara trycks ut uppifrån och ned, utan flödar åt alla håll och där var och en aktivt söker den information man behöver?
  • Hur får ni rätt blandning av möten ansikte mot ansikte (för att bygga relation och förtroende) och via telefon/digitala kanaler (för snabbhet och effektivitet)?
  • Har ni tillräckligt kortfattad information för att orka hålla den ständigt uppdaterad?

Lycka till med kommunikationen!